Děláte plány za pochodu
Kdysi jste celkem v pohodě zvládli testy a zkoušky bez přípravy. Dávat to se stejným přehledem i v dospělosti, to už je horší. Pokud chcete dosáhnout alespoň trochu uspokojivých výsledků, což je vlastně dobrá produktivita práce, pověste divokou spontánnost na hřebík. Plánujte dopředu. Ne náhodou se “tu-du-list” skloňuje ve všech článcích o time-managementu.
Rozvrhněte si příští den dřív, než se uložíte ke spánku. Uděláte si jasno v tom, co musíte stihnout a jak dlouho vám to bude trvat. Brzy zjistíte, že máte najednou spoustu času navíc. Proč? No protože nemusíte den zběsile plánovat za pochodu. To už jste udělali včera. Navíc tím, že si úkoly napíšete – což doporučujeme, nemusíte je nosit v hlavě.
Při plánování ale nezapomeňte být konkrétní. Z neurčitých poznámek nic moc nepoznáte. Tady je příklad, jak by to mělo vypadat:
- Ranní jóga – 30 min
- Schůzka s hypotečním poradcem – 30 min
- Dokončení prezentace do práce – 120 min
- Oběd s obchodními partnery – 90 min
- Posilovna – 60 min
- Kurz němčiny 90 min
- Napsat článek na blog – 60 min
- Sepsat si plány na další den – 20 min
Pokud dáváte přednost elektronickému hlídacímu psu před diářem, vyzkoušejte nějakou aplikaci. Při dnešních chytrých telefonech by to neměl být problém a nemusíte tahat zápisník. Znáte třeba Asanu, Toggl, Trello, nebo nějakou jinou aplikaci? S takovou pomocí produktivita práce letí nahoru jako raketka.
Namlouváte si “to dodělám zítra”
Určitě přijdou dny, kdy toho bude opravdu hodně. A vy budete muset dřít déle než je obvyklé. Snadno se pak může stát, že se vám mozek po určité době začne trochu stagnovat. Práci ale neodkládejte s tím, že to doženete později a jindy. Výkonnost vám bude padat, odkládání se bude stupňovat a najednou zjistíte, že musíte pracovat 12 hodin v kuse a stejně to nestihnete.
Místo toho si stanovte kratší šestihodinové pracovní cykly, které budete dodržovat ať se děje co se děje. Nezapomeňte dělat dostatečné množství přestávek. Ideální pro udržení pozornosti je frekvence 30 minut práce, 4–5 minut pauza, 30 minut práce a tak dále a tak podobně. A každý den spěte 7–8 hodin.
Abyste si svůj nový režim lépe pohlídali, mějte neustále hodiny před očima. Nebo si nastavte budík. Svojí pracovní morálku sledujte pomocí online časomíry, nebo si denní úkoly rozdělte na miniproijektíky a sledujte je zase v nějakém nástroji či aplikaci. Budete tak lépe vědět co vám jak dlouho trvá. A dneska jsou aplikačky na všechno.
Stavíte úkoly na stejnou úroveň
Každé ráno snězte živou žábu a nic horšího se vám už za celý den nestane. – Mark Twain
Každý den byste chtěli zvládnout různé věci. Není ale pochyb o tom, že nejsou všechny stejně důležité. Dokončení projektu v práci se asi nedá srovnat s nákupem masa na španělské ptáčky. Pokud budete všechny úkoly vnímat jako stejně akutní, je jasné, že půjdete raději koupit hovězí, místo toho, abyste vypracovali další důležitou tabulku. Jinými slovy, dáte přednost tomu jednoduššímu a produktivita práce ať si trhne nohou.
Proto si jasně určete, přes který úkol nejede vlak. Tedy který je nejdůležitější. Dokud ho nedokončíte, všechny ostatní budou muset počkat. A určitě takové úkoly mohou být maximálně 2–3 za den, ne víc! Co tím získáte? To nejdůležitější a nejnepříjemnější budete mít z krku. Což vás dost možná nakopne k tomu, abyste dokončili i všechno další na seznamu.
Příjímáte nesmyslné požadavky
Co má líný člověk společného s produktivním? Oba mají denně k dispozici 24 hodin. Rozdíl je v tom, jak ty hodiny tráví. Udělat občas někomu laskavost je dobrá věc. Jestli to ale stojí v cestě vaší vlastní práci, řaďte zpátečku. Zatímco budete škrtat úkoly ze seznamu někoho jiného, vaše práce bude stát na místě. A pokud máte strach, že budete působit nezdvořile, uvědomte si, že pokaždé, když řeknete ano, vlastně odmítáte pracovat na svých vlastních úkolech.
Necháváte se rozptylovat
Jedna z nejdůležitějších věcí v honbě za produktivitou je schopnost soustředit se. Pokud jste si diagnostikovali poruchu pozornosti, nekompromisně se zbavte všech věcí, které vás ruší od práce. Pokud vás rozptylují telefonáty s kamarádem, drahou polovičkou, nedej bože s matkou, přepněte si telefon na tichý režim. Televizi zamkněte do skříně a klíč hoďte z okna. Ale hlavně si stáhněte aplikaci, která vám zablokuje facebooky, twittery a vůbec všechny zajímavé webové stránky v době, kdy pracujete. Prostě čas věnujte jedné činnosti a netříštěte pozornost.
Závěr
Odstranili jste ze svého dosahu všechny rušiče? Tak máte vyhráno. Tedy pokud náhodou nejste génius. Nedávno totiž vyšlo najevo, že lidé s nadprůměrnou inteligencí se nejsou schopni soustředit na práci, protože je ruší jejich vlastní myšlenky. S tím těžko něco uděláte. Ale opovažte se na to vymlouvat.
Zdroj foto: pixabay.com, Zdroje info: https://app.asana.com/, https://apps.microsoft.com/